Déclaration de respect de la vie privée à l’égard des données personnelles des élèves, parents ou responsables légaux

Le responsable du traitement des données transmises  est l’Académie Grétry ASBL, dont le siège est sis Boulevard de la Constitution, 81 à 4020 Liège, représentée par Frédéric  Collinet, Directeur.

    1.    Pourquoi une déclaration de protection de la vie privée

L’inscription d’un élève dans notre établissement nous amène à traiter, afin de pouvoir remplir nos missions d’enseignement, une série de données que vous nous aurez fournies ou qui nous seront communiquées à l’occasion du cursus scolaire. L’intégration de nouvelles technologies dans ce cursus éducatif (interface virtuelle entre parents et professeurs,e-learning …) engendre également une multiplication des opérations de traitement de nouvelles données pour de nouvelles finalités et impliquent souvent de nouveaux acteurs.

Cette déclaration de respect de la vie privée décrit la manière dont nous gérons les données personnelles que nous collectons via divers moyens tels que par exemple, à partir de formulaires, d’appels téléphoniques, e-mails et autres communications avec vous.

    2.    Que signifie traitement des données personnelles?

Une donnée à caractère personnel est toute information permettant directement ou indirectement d’identifier une personne tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou via plusieurs éléments spécifiques propres à l’identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Le traitement de données se définit comme toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés telles que la collecte, l’enregistrement, la conservation, l’adaptation ou la modification, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion, effacement ...

    3.    Qui traite  vos données ?

Les données personnelles ne sont accessibles et traitées que par notre personnel. Ils sont sensibilisés à la confidentialité de ces données, à une utilisation légitime et précise, ainsi qu’à la sécurité de ces données.

    4.    Engagement de l’établissement

Nous traitons vos données en conformité avec toutes les lois applicables concernant la protection des données et de la vie privée, en ce compris le « RGPD » - Règlement Général sur la Protection des Données (EU) 2016/679.

En inscrivant votre enfant dans notre établissement, en  accédant et en utilisant le Site ou la plateforme de l’école, en s’enregistrant à un évènement scolaire, ou en fournissant d’une quelconque autre manière vos données, vous reconnaissez et acceptez les termes de la présente déclaration de respect de la vie privée,ainsi que les traitements et les transferts de données personnelles conformément à cette déclaration de respect de la vie privée.Le traitement sera licite, loyal et légitime.Nous vous expliquons ci-dessous comment nous collectons, utilisons et conservons vos données et quels sont vos droits.

    5.    Les données personnelles que nous collectons

Les données sont collectées pour des finalités déterminées et légitimes. De manière générale, nous utilisons ces données :

  • Soit  sur base de votre consentement
  • Soit parce que cela est nécessaire à l’exécution de la mission d’enseignement et du contrat de confiance passé entre notre établissement scolaire, les parents, l’élève, en vue de la scolarité/formation de ce dernier
  • Soit en vertu d’une obligation légale
  • Soit le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée ou d'une autre personne physique
  • Soit le traitement est nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investi le responsable du traitement

Les Données Personnelles collectées à votre sujet peuvent inclure :

  • Identification générale et informations de contact
    Coordonnées des parents et de l’élève : noms;adresse; e-mail et téléphone; genre; état matrimonial des parents; date et lieu de naissance de l’élève; parcours éducationnel et formation de l’élève; professions des parents, composition de famille, dossiers scolaires ; photos …
  • Numéros d’identification émis par les autorités gouvernementales
    Numéro de passeport ou d’identité, registre national,...
  • Information financières
    Numéro de compte bancaire et autres informations financières (attestation CPAS, bourse d’étude, etc.)
  • Informations nous permettant d’exercer nos missions d’enseignement ou liées à notre projet pédagogique ou d’établissement
    Données transmises dans le cadre de l’organisation d’activités scolaires de manière générale, de voyages extérieurs, d’activités culturelles dans le cadre des cours ou toute autre participation ou intérêt dans une organisation scolaire; assurance(s) que vous auriez souscrites,souscription aux services offerts par l’école.

    6.    Finalités que nous poursuivons

Les finalités peuvent être classifiées en deux catégories.

  • GESTION ADMINISTRATIVE : en vertu des dispositions légales, nous devons dans le cadre du subventionnement de notre établissement mais également dans le cadre du financement de la Communauté française, communiquer certaines données personnelles de nos élèves et de leurs parents à la Fédération Wallonie-Bruxelles. Ce transfert se fait à l’aide d’une interface informatique sécurisée.
    Nous devons également transférer à la FWB certaines données dans le cadre du contrôle de l’obligation scolaire.
  • GESTION PEDAGOGIQUE ET MISSIONS DE L’ENSEIGNEMENT : la gestion de la scolarité de votre enfant nous amène à devoir gérer en interne des informations scolaires, voire communiquer certaines des données personnelles à des tiers et par exemple les communiquer à d’autres écoles en cas de changement d’établissement. Il s’agit souvent des coordonnées de base, à savoir nom, prénom et coordonnées de contact.
    Nous utiliserons ainsi vos données pour vous contacter en lien avec la scolarité de votre enfant et pour traiter avec vous les différents aspects de la vie scolaire de votre enfant (courrier, frais,etc. )
    Le transfert de données à des tiers se fait à des fins non commerciales et strictement limité au bon suivi de la scolarité de votre enfant (exemple,utilisation de l’espace internet « mon académie », excursions,informations sur l’enseignement supérieur, etc.)

    7.    Base légale de traitement

L’intérêt légitime poursuivi par notre établissement est bien entendu sa mission d’enseignement.

La collecte de la majorité des données est nécessaire pour des raisons légales ou contractuelles. Pour toute donnée non liée à une obligation légale ou contractuelle, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment (sans que cela ne compromette la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait).

Si nous étions amenés à traiter les données personnelles pour d’autres finalités que celles établies dans le présent article, nous vous donnerons des informations sur cette nouvelle finalité ainsi que sur ce nouveau traitement.

    8.    Droit à l’image

L’école sera amenée à réaliser divers projets dans le cadre du projet d’établissement et du projet pédagogique de l’école. Ces activités sont susceptibles d’être illustrées par quelques photos / vidéos (situation de classe, spectacles, dvd souvenir, etc.).

Les quelques photos / vidéos prises à cette occasion pourraient être visibles dans le cadre des activités de l’école(journées portes ouvertes, « Retrouvailles », dans les classes, les couloirs ou le hall d’entrée de l’école, sur le site internet ou la page officielle Facebook / Instagram de l’école, dans les programmes des spectacles,etc.).

    9.    Quels sont vos droits ?

Vous disposez de droits par rapport aux données que nous avons récoltés à votre sujet et au sujet de votre enfant. Il s’agit par exemple :

  • Droit d’accès aux données
  • Droit de rectification des données
  • Droit de suppression ou d’opposition à un traitement de données  et ce en motivant spécifiquement votre demande, tenant compte que le responsable de traitement peut démontrer qu’il existe des motifs légitimes et impérieux qui justifient le traitement contesté et ce bien évidemment en conformité avec le RGPD.

Pour exercer ces droits, il vous suffit d’adresser un courriel ou un courrier à l’adresse de contact  reprise en en tête de ce document  dans laquelle vous mentionnez précisément l’objet de votre demande. Cette demande sera signée, datée et accompagnée d’une copie recto/verso de votre carte d’identité.

    10.    Combien de temps conservons-nous vos données ?

Les données personnelles que vous nous avez confiées sont conservées aussi longtemps que votre enfant est scolarisé dans notre établissement scolaire. Les données relatives à la scolarité de votre enfant sont conservées dans notre établissement conformément aux dispositions légales, et au plus durant 30 ans.

    11.    Sécurité

Notre établissement scolaire prendra les mesures techniques, physiques, légales et organisationnelles appropriées qui sont en conformité avec les lois en matière de vie privée et de protection des données applicables. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sûre (par exemple,si vous avez l’impression que la sécurité de vos Données Personnelles que vous pourriez avoir avec nous pourrait avoir été compromise), vous êtes priés de nous en avertir immédiatement.

Quand notre établissement fournit des données personnelles à un partenaire, le fournisseur de services sera sélectionné attentivement et devra utiliser les mesures appropriées pour garantir la confidentialité et la sécurité des Données Personnelles.

    12.    Modifications à ces règles

Nous revoyons ces règles régulièrement et nous réservons le droit d’apporter des changements à tout moment pour prendre en compte des changements dans nos activités et exigences légales. Les mises à jour vous seront communiquées.

Pour l'année scolaire 2020-2021, l'Académie Grétry, c'est déjà…

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